Journal Review #4 : Detecting Constraints in Supply Chain Reengineering Projects: Case Study of Data and Process Integration in a Hospital Pharmacy

Gambar 1. Supply Chain Obat-Obatan dibeberapa Rumah Sakit

    Studi ini membahas bagaimana data yang berantakan dapat menjadi faktor kegagalan tersembunyi dari proyek rekayasa ulang proses bisnis yang biasanya tidak dapat terdeteksi selama fase perencanaan. Studi kasus akan berhubungan dengan Supply Chain Management (SCM) dua rumah sakit perkotaan besar dan melibatkan minimal  $2 juta stok persediaan obat. Proyek ini membahas kelayakan integrasi data pergudangan rumah sakit, terutama pada tahap Extract, Transform, dan Load (ETL). Studi ini disimpulkan dengan sistem audit yang diusulkan dan metode verifikasi yang dapat berfungsi untuk memandu rekayasa ulang perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Gambar 2. Ilustrasi Obat-Obatan di Rumah Sakit

    Selama 25 tahun terakhir, bukti empiris abadi menunjukkan dampak signifikan dari Business Process Reengineering (BPR) terhadap kinerja organisasi (Altinkemer, Ozcelik, & Ozdemir, 2011). Jauh melampaui tingkat kinerja perusahaan, penelitian juga menunjukkan bagaimana Praktik Supply Chain Management (SCM) membutuhkan BPR dalam sebuah strategi operasi dan benchmarking perspektif antar-organisasi (Herzog, Tonchia, & Polajnar, 2009).

    Merencanakan proyek BPR untuk meningkatkan proses SCM dapat menimbulkan tantangan, Dalam kasus tertentu apotek perawatan kesehatan, sebuah studi terbaru menunjukkan bahwa pemodelan dan simulasi skenario "to-be" melibatkan sejumlah besar asumsi yang dapat merusak kinerja proses teoritis, sebagai lawan ke proses terkontrol yang lebih tradisional, seperti yang ditemukan di manufaktur dan jasa (Bertolini, Bevilacqua, Ciarapica, & Postacchini, 2014).

    Selain profil risikonya yang tinggi, SCM perawatan kesehatan mirip dengan sektor teknologi tinggi di mana berbagi pengetahuan yang konstan dan rasa saling percaya sangat penting untuk memastikan berbagi informasi yang lancar dan andal (Chen, Preston, & Xia, 2013). Pembelajaran yang konstan di seluruh rantai nilai ditampilkan sebagai faktor penentu dalam memastikan kinerja organisasi perawatan kesehatan yang tepat (Pedroso & Nakano, 2009).

    Diharapkan bahwa keuntungan utama dari mengintegrasikan analisis risiko dan kompleksitas dalam metode BPR adalah untuk memungkinkan model simulasi SCM perawatan kesehatan yang lebih kuat dan andal (Kelle, Woosley, & Schneider, 2012; Uthayakumar & Priyan, 2013).

    Dalam konteks organisasi dengan sistem informasi yang beragam, dan tradisi silo atau pulau data, BPR akan sangat bergantung pada upaya DW yang menyeluruh. Biasanya ditemukan bahwa proyek DW sering gagal dalam fase ETL. Terlepas dari berbagai perangkat lunak dan standar untuk membantu mengotomatiskan tahap ini, masih ada sumber daya yang terbatas untuk memastikan tingkat keberhasilan yang tinggi dalam perencanaan proyek awal (Vassiliadis, 2009).

    Secara efektif, proses ETL dapat dibuat lebih kuat atau anti-kegagalan jika proyek BRP secara memadai mendiagnosis kekuatan dan kekurangan arsitektur informasi utama organisasi. Dalam istilah praktis, disarankan agar proses ETL harus dimodelkan dengan standar yang sama seperti arsitektur proses dan informasi, semakin mengandalkan Pemodelan dan Notasi Proses Bisnis (BPMN) (El Akkaoui, Zimányi, Mazón, & Trujillo, 2013). Cara paling efektif untuk mengatasi tantangan ini mungkin mengandalkan perspektif terintegrasi atau EA (Enterprise Architecture). Metode ini selanjutnya dapat mendukung tahap implementasi, terutama di era cloud computing dan big data sebagai layanan, di mana sistem dan layanan SCM eksternal dapat diintegrasikan lebih lanjut menggunakan informasi semantik yang divalidasi sejak awal dalam proyek BPR (Alizadeh, Seyyedi, & Mohsenzadeh, 2012).

    Selanjutnya, terdapat beberapa kendala yang dialami oleh rantai pasokan baik dalam internalnya maupun eksternalnya yang mana dapat menjadi batasan tersendiri juga terhadap rantai pasokan. Berikut ini adalah beberapa kendala untuk rantai pasokan internal serta eksternal:

Tabel 1. Kendala dalam Rantai Pasokan Internal

# Aktivitas dan Batasan Rantai Pasokan

1.	Merencanakan dan menentukan persyaratan inventaris (kebutuhan) • Tidak ada perencanaan kebutuhan harian dan mingguan • Merencanakan inventarisasi dilakukan oleh artisanal cara • Hitungan visual obat oleh perawat yang dikombinasikan dengan penilaian penyempurnaan untuk unit perawatan • Permintaan tidak efisien, kebutuhannya diukur dengan sekilas • Memeriksa persediaan dilakukan secara manual • Daftar produk umum unit perawatan tidak secara teratur diperbarui dalam sistem
2.	Urutan internal • Proporsi permintaan yang tinggi dibuat beberapa kali hari melalui telepon oleh unit perawatan dan CP ke PW
3.	Permintaan • Volume obat tinggi yang tidak disandikan dan / atau dikodekan dengan benar dalam sistem • Proporsi rekam cadang tinggi yang dibuat dalam sistem
4.	Tarik produk dari persediaan • Pengambilan rutin oleh staf CP dari PW, oleh perawat dari unit perawatan lain, dari CP atau dari PW tanpa daftar permintaan • Penggunaan non-reguler dalam sistem untuk output inventaris • Penanganan Beberapa Produk • Sulit mengidentifikasi produk ke unit perawatan outlet • Akumulasi stok ke unit perawatan dan farmasi • Produk tidak selaras
5	Buat Pesanan • Penggunaan antarmuka EDI non reguler untuk mengirim Purchase Order (PO) ke distributor • Cetak PO melalui sistem untuk memvalidasi informasi
6.	Menerima Pengiriman • Ruang terbatas dan penanganan dengan peralatan ganda • Area penerimaan tidak memadai dan berantakan
7.	Simpan dan klasifikasikan • Tidak ada visibilitas produk ke unit perawatan • Hardware dan rak yang berlabel salah, dapat menghasilkan pemborosanwaktu untuk pengasuh untuk menemukan produk • Penyimpanan dan klasifikasi produk olehstaf pengasuhan ke unit perawatan • Area penyimpanan yang tidak memadai dan berantakan ke dalam unit perawatan • Akumulasi produk ke dalam unit perawatan, apotek dan gudang (terlalu banyak inventaris) • Masalah ruang penyimpanan ke dalam unit perawatan • Kurangnya perangkat untuk menyimpan dan mengklasifikasikan produk • Ruang terbatas

 

Tabel 2. Kendala dalam Rantai Pasokan Eksternal

# Aktivitas dan Batasan Rantai Pasokan

1.	Penerimaan produk • Kesalahan dalam faktur (harga, kuantitas, situs) • Penerimaan produk kadaluwarsa
2.	Tingkat layanan • Produk tanpa kontrak sulit diisi ulang bahkan jika itu adalah produk yang sama • Panggilan telepon dan email yang sering untuk pertanyaan dan Lain • Waktu pemrosesan sangat panjang • Frekuensi tinggi untuk menghubungi distributor (produk kehabisan stok, kode kesalahan, format, waktu pengisian ulang, dll.)
3.	Proses • Tanda terima konfirmasi pembelian Pesan melalui faks daripada melalui email • Pelacakan pesanan sulit • Pengelolaan backorders
4.	Informasi tentang platform • Kunci produk tidak kompatibel dalam basisdata apotek, inventaris, distributor, dan penagihan. • Deskripsi produk yang tidak lengkap (ukuran, harga, kode P, DIN, dll.) • Kesalahan pada kode produk • Inventaris tidak mencerminkan kenyataan (kuantitas tidak sering diperbarui) • Tidak ada informasi untuk pinjaman untuk produk yang kadaluarsa setiap pemasok • Tidak ada informasi tentang beredar (kehabisan stok?) produk dan penundaan pengisian kembali • Tidak ada akses ke nomor faktur dari platform distributor • Tidak ada informasi tentang riwayat pesanan
5.	Informasi eksternal • Perintah dilakukan secara teratur dengan yang lain distributor • Konsultasi untuk setiap pesanan distributor platform pada informasi produk dan mereka ketersediaan stok.

Kesimpulan:

    Jurnal ini menyimpulkan bahwa kebijakan kesehatan di berbagai tingkatan, mempromosikan strategi ramping dan lincah, harus melampaui kontrol proses dan optimasi semata, dengan perhatian baru terhadap metode BPR dan PM TI dalam konteks SCM kesehatan (Narayana, Kumar Pati, & Vrat, 2014). Risiko tinggi, kompleksitas tinggi, dan ketidakpastian yang tinggi dari sektor ini membutuhkan perhatian lebih besar terhadap bagaimana pengetahuan dan pembelajaran dapat berfungsi sebagai kemampuan dinamis untuk memastikan inovasi proses yang konstan (Helfat & Peteraf, 2014). EA dan IT PM dapat berfungsi sebagai jangkar untuk memastikan ketahanan yang lebih besar dalam rekayasa ulang perawatan kesehatan.